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大型会议机场接站

2021-11-05 10:18:53

大型会议机场接站接机(接站)、签到报到、引导客流等这些看似细微的会务工作恰恰是参会者对大型会议体验好坏的重要性判断因素。接机(接站)是接待工作中的道环节,可能是跨地区的、全国性的、甚至是国际性的。

会务接机(接站)有两个重要特点。不同类型的会议所接待的对象(参会嘉宾)也不同,例如政务活动接待对象主要以政府领导为主,社团类的会议接机一般只针对特邀嘉宾、演讲嘉宾、领域专家、知名企业家等;第二点:接待对象(参会嘉宾)可能是来自全国各地,例如企业类的全国经销商会议、合作伙伴大会、国际性学术大会等。而像这些大型会议的举办,绝大部分主办方是要求为所有参会嘉宾进行接机(接站)安排的。因为这类型会议的接机(接站)涉及的人数多、航班多、变化多,所以主办方通常会交给第三方接待公司去承办。


会议机场接站接机

会议前期利用会议管理系统,将所有参会嘉宾的身份信息、入住信息、航班信息导入会议管理系统,并给每位参会嘉宾发送专属二维码信息。VIP嘉宾可特殊安排。2.对工作人员进行统一管理安排:出口举牌人员、引领人员、签到人员、车辆调度、后勤服务、应急处理,确保每个岗位能够科学管理、无缝衔接,确保不漏接、错接每个参会代表。3.机场AB区设置临时签到处,机场工作人员用手持PDA扫描参会人员二维码,即可确认参会信息,(数据将自动汇总相对应的酒店后台)再安排相应车辆接送参会代表前往目的地。4.通过数据核算,计算当天航班到达的高峰期和同一时段到达机场的人数,安排足够车辆时间进行输送。



在大型会议活动中,嘉宾的接机接站等看似细微的会务工作虽说在整体会议中没有多大的分量占比,可恰恰却是整场会议体验感受好坏的重要性判断因素。


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